Komisní prodej v knihkupectví: jak funguje a jak ho bez chyb vyúčtovat

Většina knih v českém knihkupectví není vaše. Leží u vás v komisi, patří dodavateli a zaplatíte je, až když se prodají. Tady je celý mechanismus na jednom místě.

Co je komisní prodej

U komise zůstává zboží majetkem dodavatele (distributora nebo nakladatele). Vy ho vystavíte, prodáte a teprve pak dodavateli nahlásíte, co se prodalo. On vám na prodané kusy vystaví fakturu v nákupní ceně. Neprodané kusy můžete po dohodě vrátit.

Opakem je nákup na pevno: zboží koupíte, dostanete fakturu hned a riziko neprodaných kusů je vaše. Většina knihkupectví má obojí a právě to dělá evidenci složitou.

Jak vypadá měsíc s komisí

• Příjem: dodavatel pošle dodací list. Každá položka má nákupní cenu, rabat a režim (komise / pevno).
• Prodej: u pultu zákazník nerozlišuje, čí kniha to je. Systém ale musí vědět, ze které dávky kus odepsat.
• Hlášení: na konci měsíce pošlete každému dodavateli seznam prodaných komisních kusů, obvykle v jeho vlastním formátu (CSV s EANem a počtem kusů, TXT s názvy a cenami).
• Faktura: dodavatel podle hlášení fakturuje. Částka musí sedět s hlášením na korunu.
• Vratka: co se dlouho neprodává, vrátíte a dodavatel to odepíše z vašeho komisního stavu.

Kde to nejčastěji nesedí

• Stejný titul přišel dvakrát, jednou v komisi a jednou na pevno, a prodal se „ten špatný“.
• Hlášení se dělá ručně z Excelu a jeden řádek vypadne. Dodavatel fakturuje jinou částku a hledá se, kdo má pravdu.
• Vrácené kusy se nahlásí, ale neodepíšou ze skladu, takže komisní stav u dodavatele a u vás se rozejde.
• Účetní dostane komisi jako nákup a ve skladu je pak majetek dodavatele.

Jak to dělá Prodejka

Základ je v tom, že příjemky i skladové karty jsou rozdělené podle dodavatelů: každý titul má dávky podle dodacích listů, u každé dodavatele, cenu, rabat a režim. Pokladna sama vybere správnou dávku. Na konci měsíce je hlášení pro každého dodavatele hotové a exportuje se v jeho formátu. Přijatá faktura se pak páruje s hlášením a aplikace ukáže rozdíl dřív, než zaplatíte. Dodavatel navíc vidí, jak se mu u vás daří, díky meziročnímu porovnání.

Co si připravit, když komisi zavádíte nebo měníte systém

• Seznam dodavatelů a formát, ve kterém chtějí hlášení.
• Poslední odeslaná hlášení a k nim faktury, aby se dal ověřit počáteční stav.
• Aktuální stav komise po titulech (kolik kusů od koho leží na prodejně).
• Dohodu o vratkách: jak často, v jakém formátu a kdo platí dopravu.

Nejen pro knihkupce. Stejný postup funguje v papírnictví, hračkářství, prodejně s regionálními produkty nebo v second-handu, ať už zboží berete v komisi, nebo nakupujete na pevno. Postup i nástroje jsou stejné, mění se jen dodavatelé.

Související: Kontrola faktury od dodavatele proti komisnímu hlášení