Hlášení komise dodavatelům: co v něm musí být a jak ho poslat správně

Komisní hlášení je jediný dokument, podle kterého vám dodavatel fakturuje. Když je špatně, platíte za kusy, které jste neprodali, nebo řešíte dobropisy. Tady je návod.

Co hlášení obsahuje

• Období (obvykle kalendářní měsíc) a číslo hlášení.
• Seznam prodaných komisních titulů: EAN, název, počet kusů.
• Nákupní cenu bez DPH po rabatu, ze které dodavatel fakturuje.
• Součet kusů a částky k fakturaci.

Každý distributor chce data trochu jinak. Někdo CSV s EANem a počtem kusů, někdo textový soubor s názvy a cenami, někdo tabulku pro import do svého systému. Formát není detail: špatný soubor znamená ruční přepisování na druhé straně a chyby.

Jak hlášení sestavit ručně

• Vyfiltrujte prodeje za období a u každé položky zjistěte, jestli šla z komise, nebo z pevna.
• Komisní kusy seskupte podle dodavatele.
• U každého titulu doplňte nákupní cenu z dodacího listu (pozor na různé rabaty u různých dávek).
• Zkontrolujte, že součet kusů odpovídá pohybům skladu.
• Uložte ve formátu dodavatele a odešlete. Kopii si nechte, budete ji potřebovat u faktury.

Kontrola faktury proti hlášení

Faktura od dodavatele musí sedět s hlášením. Nejčastější rozdíly: jiná nákupní cena u titulu, který přišel ve dvou dávkách s různým rabatem, kus vrácený a zároveň vyfakturovaný, nebo zaokrouhlení. Porovnávejte řádek po řádku, ne jen součet.

Jak to dělá Prodejka

Hlášení se skládá průběžně: sklad zná u každé dávky dodavatele, takže každý prodaný komisní kus se připíše správnému dodavateli hned u pokladny, ve správné nákupní ceně. Na konci měsíce kliknete na Nové hlášení, vyberete dodavatele a soubor se vygeneruje v jeho formátu. Přijatá faktura se pak spáruje s hlášením a aplikace zvýrazní rozdíl. Účetní dostane hlášení mezi podklady už oddělené od nákupů na pevno.

Nejen pro knihkupce. Stejný postup funguje v papírnictví, hračkářství, prodejně s regionálními produkty nebo v second-handu, ať už zboží berete v komisi, nebo nakupujete na pevno. Postup i nástroje jsou stejné, mění se jen dodavatelé.

Navazuje: Kontrola faktury od dodavatele proti komisnímu hlášení

Související: Hlášení od knihkupců: jak je sbírat a načíst