Kontrola faktury od dodavatele proti komisnímu hlášení

Za komisi vám dodavatel fakturuje podle vašeho hlášení. Většina knihkupců fakturu zaplatí, protože porovnat desítky řádků s hlášením zabere večer. Přitom právě tady se nejčastěji platí víc, než by mělo.

Proč faktura nesedí s hlášením

• Jiný počet kusů – dodavatel fakturuje kus, který jste vrátili, nebo dvakrát stejnou dodávku.
• Jiná cena za kus – změnil se ceník nebo rabat a na faktuře je vyšší nákupní cena.
• Položka navíc – titul, který v hlášení vůbec není.
• Položka chybí – nahlásili jste prodej, ale na faktuře není. Může přijít další fakturou.

Nejde o podvod, ale o běžné chyby ve dvou systémech, které spolu nemluví. Jenže když je nikdo nehlídá, platíte je vy.

Jak kontrolu udělat ručně

Vytisknete hlášení a fakturu, seřadíte obojí podle EAN a odškrtáváte řádek po řádku. Kontrolujete počet kusů a cenu bez DPH. U faktury s padesáti řádky je to hodina práce a snadno se přehlédne jediný kus.

Reklamovat, nebo prověřit?

• Reklamovat, když dodavatel účtuje víc, než jste nahlásili: kus navíc, vyšší cena, položka, kterou jste neprodali.
• Prověřit, když účtuje méně: chybějící položka často přijde další fakturou. Stačí si to poznamenat.

Reklamaci pošlete s konkrétními řádky: EAN, název, nahlášeno, fakturováno a rozdíl bez DPH. Dodavatel pak vystaví dobropis bez dohadování.

Jak to dělá Prodejka

Fakturu vložíte k hlášení, za které dodavatel fakturuje – jako PDF s daty ISDOC, e-fakturu ISDOC nebo CSV. Prodejka ji spáruje s hlášením podle EAN a ukáže, kolik položek sedí a co ne.

U každého rozdílu je doporučení reklamovat, nebo prověřit. Reklamaci odešlete jedním klepnutím – e-mail se seznamem rozdílů a žádostí o dobropis se složí sám.

Nevyřízené rozdíly hlídá stránka Upozornění a faktura zůstává u hlášení i v Přijatých fakturách. Celý postup najdete na stránce Komise v sekci Kontrola faktury.

Související: Hlášení komise dodavatelům: co v něm musí být · Sklad podle dodavatele: základ přesné komise

Časté otázky

Musím fakturu za komisi kontrolovat?

Nemusíte, ale vyplatí se to. Běžné chyby – kus navíc, vyšší cena, vrácený titul – platíte vy, pokud je nenajdete před zaplacením.

Jak porovnat fakturu s hlášením nejrychleji?

Podle EAN a cen bez DPH. Program, který fakturu načte z ISDOC nebo CSV a spáruje ji s hlášením, to udělá během vteřiny.

Co je ISDOC?

Český formát elektronické faktury. Většina fakturačních programů ho přikládá i k PDF, takže se z faktury dají přečíst jednotlivé položky.