Software pro knihkupectví: proč většina systémů nesedí a na co se ptát

Knihkupectví je malý trh se specifickými pravidly. Proto pro něj vzniklo jen pár programů a většina z nich stárne. Než si vyberete, podívejte se, z čeho vlastně vybíráte.

Tři typy systémů, které na trhu potkáte

1. Nadstavba nad účetním programem. Pokladní modul přilepený k účetnictví. Účetní ho má ráda, obsluha u pultu méně: komise se řeší poznámkou, hlášení dodavatelům Excelem a každá změna čeká na verzi účetního programu. Data máte v účetnictví, ale prodejnu neřídíte.

2. Zavedený specializovaný systém. Umí komisi, zná dodavatele, knihkupci ho používají léta. Slabinou bývá stáří: instalace na jednom počítači, žádný přístup z mobilu, aktualizace jednou za čas a podpora, která pomalu ubývá. Když dodavatel takového systému omezí vývoj, zůstanou prodejny bez cesty vpřed.

3. Obecná pokladna pro maloobchod. Moderní, v cloudu, pěkná. Ale neví, co je komise, dávka s rabatem ani hlášení dodavateli. Funguje do prvního měsíčního vyúčtování.

Co se změnilo

• EET 2.0 od ledna 2027 vyžaduje pokladnu, kterou někdo aktivně vyvíjí. Systém bez aktualizací je do roka problém.
• Dodavatelé mění formáty hlášení a dodacích listů. Kdo je neupraví do týdne, přepisuje ručně.
• Majitel chce vidět tržby z domova. Instalace na počítači u kasy to neumí.
• Účetní chtějí data, ne papíry: exporty do svého programu, ne tabulky k přepsání.

Na co se ptát, než podepíšete

• Kdo systém vyvíjí a kdy vyšla poslední verze? Kolik jich bylo za poslední rok?
• Jak řeší EET 2.0 a je to v ceně?
• Co se stane, když dodavatel změní formát hlášení? Za jak dlouho to opravíte?
• Kde jsou data a jak se zálohují? Dostanu je, když skončím?
• Jak vypadá podpora: telefon, e-mail, do kdy odpovíte?
• Pomůžete s přechodem ze současného systému, včetně přenosu skladu a komisních stavů?

Přechod ze starého systému

Největší obava knihkupců je přenos dat. Reálně jde o tři věci: seznam titulů se stavem skladu, komisní stavy po dodavatelích a číselné řady dokladů. Když vám dodavatel nového systému nabídne, že to udělá s vámi, není důvod odkládat. Když to nechá na vás, ptejte se proč.

Jak to dělá Prodejka

Vznikla v knihkupectví, kolem komise a hlášení dodavatelům, ne jako doplněk účetnictví. Příjemky i skladové karty drží u každé dávky dodavatele, a právě proto hlášení, vyúčtování i vratky sedí, což většina obecných systémů neumí. Běží v cloudu a aktualizuje se sama, EET 2.0 je v ceně, účetní dostane exporty pro svůj program a se startem i přenosem skladu pomůžeme. Podpora je po telefonu a e-mailu, odpovídáme obratem.

Nejen pro knihkupce. Stejný postup funguje v papírnictví, hračkářství, prodejně s regionálními produkty nebo v second-handu, ať už zboží berete v komisi, nebo nakupujete na pevno. Postup i nástroje jsou stejné, mění se jen dodavatelé.

Bojíte se mít data v cloudu? Přečtěte si Data v cloudu, nebo na počítači u pultu? a jak chráníme data na stránce Bezpečnost a data.